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Règlement Intérieur

 

 

Introduction & Prépondérance du Credo 

Le Règlement Intérieur précise certains points non décrits ou référencés dans les Statuts de l'association. Il décrit aussi certains détails d'ordre pratique et organisationnel.  

 

Le Credo, inclus en annexe, reste le document fondateur des valeurs des Loups d'Aremis, et est donc prépondérant par rapport au Règlement Intérieur.  

 

1. Rôles de l'Association 

L'association Xeno-Rogues gère les aspects financiers et techniques qu'impliquent les outils mis en place pour les Loups d'Aremis. 

L'association nomme l'équipe technique qui mettra en œuvre ces outils et garantira leur bon fonctionnement.  

L'association gère (modifications, corrections...) les documents qui régissent la communauté et son fonctionnement de manière globale (Credo, conditions d'utilisation...).  

L'association nomme l'équipe de modération, le Carré, qui sera compétente sur les diverses plateformes qu’elle utilise ou lors d'infractions au Credo sur les plateformes internet y compris le jeu. 

De la même manière que le Carré est garant de la discipline au sein du Clan, le Bureau est garant des missions du Carré. En cas de conflit, un membre pourra faire appel des décisions du Carré devant le Bureau. 

Ce dernier peut révoquer de ses fonctions un des membres du Carré s'il est avéré que son comportement nuit au fonctionnement du Clan. 

 

2. Attribution des rôles 

L'Assemblée Générale (AG), constituée de l'ensemble des membres adhérents, discute et se prononce par vote sur les suggestions faites par tout membre adhérent à l’association Xeno-Rogues, selon des conditions précisées dans les articles 3 et 6 du Règlement Intérieur.  

Le Bureau, constitué de 2 à 3 membres adhérents élus pour un an par l'Assemblée Générale, applique scrupuleusement les décisions prises par l'AG durant son mandat. Il est tenu à la confidentialité des données et au devoir de réserve.  

Le Président de l'association est nommé parmi les membres adhérents à jour de leur cotisation selon les modalités de l’Article 10 des Statuts. Il est obligatoirement membre du Carré.

Le Président de l'association a plusieurs missions et il engage sa responsabilité morale dans toutes les décisions prises par le Clan. 

Ces missions : 

-Représente l’association et agit en justice pour défendre les intérêts de celle-ci ; 

-Assure la tenue des réunions et anime les débats ; 

-Motive les membres lors des actions menées par le Clan ; 

-Recherche des financements pour réaliser les objectifs (ex: des sponsors) ; 

-Veille à la bonne marche de la structure associative ;

-ET il doit également veiller à l’application des décisions prises par le Carré ou lors de l’Assemblée Générale.

En conséquence, le président peut exprimer un refus s'il ne souhaite pas engager sa responsabilité morale. Il ne peut exercer son droit de veto qu’une seule fois par an et les raisons devront être justifiées lors de l'AG suivante puis validées par un vote de confiance par les membres adhérents. 

3. Assemblée Générale ordinaire 

L'AG ordinaire a lieu une fois par an physiquement ou à distance via Internet.   

Le lieu du rassemblement physique, s’il y a, doit varier d'une année à l'autre et sera déterminé par un vote des membres adhérents. 

Participation à distance : 

Cette réunion se fera généralement à distance sur nos serveur Discord ou Guilded. Ce sont des plateformes de VOIP, qui sont disponibles sous trois formes : 

  • Application Smartphone (Android, IOS) 

  • Logiciel 

  • Site web 

 

L'ordre du jour doit être déterminé d'avance par les membres adhérents avec l’aide du Bureau sur un serveur dédié. Les différents sujets et propositions seront présentés et discutés sur des canaux textuels par thèmes un mois avant la tenue de l’AG.

Tous les membres pourront soumettre des propositions puis voter via un “émoticon” « POUCE LEVÉ ».

Toutes les propositions approuvées à la majorité relative seront validées. Dans le cas contraire, celles qui auront obtenu au moins un tiers des votes seront ajoutées à l’ordre du jour de l’AG.

Les débats seront clos 48h avant la tenue de l’AG.  

L'AG sera compétente sur : 

  • La modification du Credo. 

  • La modification du Règlement Intérieur. 

  • La modification de l'équipe technique. 

  • Les décisions concernant les aspects techniques : nom de domaine, hébergement, serveur vocal, ... 

  • Et éventuellement sur tout autre sujet qui sera proposé dans l'ordre du jour.  

Son déroulement est décrit dans l'article 12 des Statuts. 

 

4. Élections 

4.1 Le bureau 

Le Bureau est composé de 2 ou 3 membres adhérents, élus pour un an lors de l'AG.

Trois postes sont à pourvoir : Président, Trésorier et un Secrétaire (Article 10 des Statuts).

Les candidats peuvent se déclarer à l'avance ou lors de l'AG s'ils sont présents. Les membres adhérents présents ou représentés votent pour un candidat pour chacun des postes. Pour chaque poste, le candidat ayant reçu la majorité relative des suffrages est élu.  

4.2 Procurations et vote à distance 

Lors de l'Assemblée Générale, le vote par procuration est autorisé (Article 12 des Statuts). La procuration doit être faite sur papier, préciser les identités (nom, prénom, adresse, pseudonyme) de l'émetteur et du destinataire, et présenter la signature datée de son auteur.  

Pour le vote par correspondance, seuls les votes suivants sont acceptés :  

  • Par message privé sur Discord ou Guilded. 

  • Par réponse au sujet proposant le vote sur le forum (le cas échéant). 

  • Par courrier postal ou électronique, depuis l'adresse donnée par le membre lors de son adhésion.

Le vote doit parvenir au Secrétaire au maximum 24 heures avant la date de tenue de l'Assemblée Générale afin d'être comptabilisé lors de cette dernière. Ces votes seront tenus secrets jusque-là.  

 

5. Blocage des décisions du Bureau 

Lors de son mandat, le Bureau pourra être amené à prendre des décisions. Celles-ci sont contestables par tous les membres adhérents par divers moyens : 

Les adhérents, s'ils sont au moins un tiers à vouloir aborder le sujet en AG avant que l'on statue, peuvent faire valoir leur minorité de blocage. La décision sera alors invalidée jusqu'à la prochaine réunion de l'Assemblée Générale. 
Les membres adhérents, s'ils sont plus d'un tiers à remettre en cause la décision prise, mettront automatiquement le débat à l'ordre du jour de la prochaine AG. 
Une décision remise en cause par l'un de ces biais, et validée à nouveau lors de l'AG suivante (AG Y), ne peut être à nouveau soumise à blocage avant la prochaine AG (AG Y+1). 

 

6. Modifications des Statuts ou du Règlement Intérieur 

Habituellement, les modifications de Statuts ou du Règlement Intérieur sont à l'ordre du jour des AG ordinaires et sont donc votées à cette occasion. Toutefois, une motion peut également être proposée et adoptée sur le serveur par les membres adhérents (par l'intermédiaire d'un vote à la majorité relative des suffrages exprimés, la durée du vote doit être d'au moins 7 jours), et mise en œuvre par le Carré immédiatement après acceptation.

Cette motion sera alors revotée lors de la prochaine AG afin de l'inscrire définitivement dans les Statuts ou dans le Règlement Intérieur de l'Association. 

 

7. Procédure d'inscription 

7.1 Stagiaire, Invité et Touriste Galactique 

  • Un Stagiaire est une recrue en devenir. Il souhaite intégrer le Clan et doit montrer sa motivation. Au terme de 2 semaines, et avec l'aval du Carré, il deviendra une recrue et un membre provisoire de l’Association.  

 

L'inscription en tant que Stagiaire se fait par l'intermédiaire du site internet de l’Association, “https://www.loupsdaremis.com" dans l’onglet “POSTULER”. Le postulant doit s'inscrire avec une adresse e-mail valide et déclarer avoir lu et accepté le Credo. Cette inscription est gratuite, soumise à validation (15 jours) et lui permet d'accéder aux plateformes de l'Association. Il doit se conformer aux Conditions d'utilisation décrites dans la section légale du site et la politique de confidentialité. 

 

  • Un Invité est un membre qui ne fait pas parti du Clan mais qui est autorisé à utiliser les plateformes internet de l’association par le Carré. Ce dernier peut supprimer l’accès à un Invité si celui-ci n’est plus actif ou s'il a un comportement contraire aux valeurs de l’association.  

 

  • Un Touriste Galactique est un membre provisoire ou un adhérent qui n’est plus actif au sein du Clan comme de l’association, le Carré applique ce statut au bout de 6 mois d’inactivité en jeu ou sur les plateformes internet de l’association. Si le membre redevient actif, il devra démontrer au Carré sa motivation afin de garder ses acquis. Le cas échant, il les perdra.

 

7.2 En tant que membre provisoire à l'Association 

Sont membres provisoires les membres qui ont obtenu l’agrément du Carré pour intégrer les Loups d'Aremis à la suite de leur période de stage initiale.

Un membre provisoire a, au minimum, un statut de recrue au sein du Clan, et au maximum un statut d’aspirant. 

Cela lui permet d'être reconnue administrativement par l'association afin de pouvoir bénéficier des mesures mises en place sans pour autant y adhérer.  

Ce statut ne permet pas de prendre part aux Assemblées Générales. 

 

7.3 En tant que membre adhérent à l'Association 

La personne doit d'abord être membre provisoire du Clan (voir point précédent) et atteindre au minimum le grade d’Aspirant dans le Clan et valider le Cursus avancé Clan. Si elle souhaite poursuivre dans le Clan elle peut rejoindre l’association avec l’accord du Carré. Elle doit ensuite envoyer son inscription au Secrétaire du Bureau à l'aide du bulletin d'adhésion (à télécharger sur le site) par courrier postal ou par mail. Ce bulletin contiendra son nom et adresse. Lors de l'adhésion à l'Association, le nouveau membre doit renseigner l'intégralité du formulaire qui lui est adressé et certifier que ces renseignements sont exacts. En cas de changement de coordonnées, il devra en informer le bureau et renseigner de nouveau un formulaire. 

Au plus tard un mois après la réception de sa demande, le membre devra avoir réglé ses droits d’entrée en envoyant un chèque à l'ordre de l'Association accompagné d'une photocopie recto-verso d'une pièce d'identité ou par virement électronique. A partir du moment où un membre provisoire a réglé les droits d’entrées, il devient membre adhérent de l’association Xeno-Rogues. 

En cas de renouvellement d’adhésion il pourra utiliser le compte Paypal de l’association. Il sera demandé aux membres adhérents de régler leurs cotisations suivantes à l’occasion de l’Assemblée Générale qui a lieu à la date anniversaire de la création de l’association.  

Les montants des droits d’entrée et de la cotisation annuelle de l'association Xeno-Rogues sont fixés à 20 euros chacun. Ils sont fixés par l'Assemblée Générale et inscrits au Règlement Intérieur. 

 

7.4 En tant que membre bienfaiteur à l'Association

Membre adhérent qui a versé une cotisation supérieure d'au moins 10 euros à celle prévue dans le Règlement Intérieur.

Les membres bienfaiteurs recevront leur carte de membre offert par l’asso.  

8. Achats groupés 

Occasionnellement et sans obligation pour les membres adhérents, l’association proposera d’acheter des objets virtuels pour le Clan : une fois les dons récoltés, ils seront achetés par l’association Xeno-Rogues avec son compte RSI et deviendront de par le fait propriété exclusive de l’Association. Avant qu’un achat soit effectué, les membres adhérents ont toujours la possibilité de se rétracter. 

Ces achats ont pour but d’aider à financer le développement de Star Citizen et de permettre à tous les membres d’accéder à certains avantages qui autrement seraient inaccessibles à une personne seule. Ces objets virtuels seront disponibles dans le jeu final et ils ne seront pas nécessaires pour démarrer le jeu. 

 

9. Discipline et Radiation

L’association nomme le Carré comme équipe de modération, sous le nom de Conseil de Discipline. 

 

Composition : le Conseil de Discipline est composé des membres du Carré. Peuvent s’ajouter en tant que consultants les membres acteurs et/ou témoins de l’affaire en cours.  

 

Le Conseil intervient dans les cas suivants :  

  • Pour modérer les plateformes internet.  

  • Lorsqu'il s'agit d'un manquement lié à nos valeurs définies dans le Code, le Conseil sera en charge de l'évaluation du problème, de son suivi et analysera les différentes options pour y répondre.​   

  • Lorsqu'il s'agit d'un manquement lié à l'opérationnel.   

  • En cas de conflit entre les membres.  

 

Sanctions :  

Perte de certaines prérogatives (rétrogradation et conséquences liées), mise à pied (suspension des plateformes internet de l'association) et en cas de répétitions le membre risque la radiation du Clan et de l’association.  

 

Radiation : 

L’exclusion d’un membre ne peut être prononcée que par le conseil de discipline après délibération à la majorité relative des membres qui le composent.  

La radiation de l'association est appliquée par le Bureau en conséquence.  

Toute sanction de radiation prononcée à l'encontre d'un membre de l'association par le Bureau, entraîne automatiquement son bannissement de l'ensemble des plateformes Internet de l'association. Réciproquement, l'adhésion à l'association étant conditionnée par l'inscription sur les plateformes internet, toute sanction de bannissement d'un utilisateur de ces dernières entraîne un vote de radiation de l'association s'il en est membre.  

Le non-respect du Credo, le non-paiement de la cotisation, la déloyauté à l'égard du Clan et/ou de l’association, des membres du Carré comme du bureau, voire l'intelligence avec un clan de joueurs concurrent sont des motifs de radiation.  

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